Quanto custa um funcionário CLT em 2026: os encargos, as exceções e o que o multiplicador esconde

A conta do regime geral

Uma empresa fora do Simples Nacional e fora da desoneração recolhe, todo mês, sobre a folha:

• INSS patronal — 20%. É a contribuição previdenciária da empresa, e não tem teto: incide sobre a remuneração inteira, mesmo acima do teto do INSS.
• FGTS — 8%. Depositado na conta vinculada do trabalhador.
• RAT — 1%, 2% ou 3% conforme o grau de risco da atividade. Guarde este item: a seção seguinte mostra por que esse número quase nunca é o que a empresa paga.
• Terceiros / Sistema S — em torno de 5,8%. SESI, SENAI, SEBRAE, INCRA, salário-educação. Varia de 5,8% a 7,8% conforme o CNAE.

A isso somam-se as provisões, que não são recolhidas a ninguém mas precisam existir no caixa: 1/12 do salário por mês para o 13º, e (1 + 1/3)/12 para as férias com o terço constitucional.

Os 20% não valem para todo mundo — e aqui mora o maior erro

A maior parte dos pequenos empregadores está no Simples Nacional, e nele a contribuição previdenciária patronal já vem embutida na alíquota do DAS. Quem está nos Anexos I, II, III e V não recolhe os 20% por fora. Usar a regra do “dobro do salário” nesses casos superestima o custo de forma grosseira, e já fez muita gente desistir de contratar por uma conta que não era a sua.

A exceção é o Anexo IV. A Receita Federal orienta, com base no art. 13, VI, da LC 123/2006, que nesse anexo a CPP não está incluída no DAS e é recolhida separadamente. O Anexo IV reúne:

• construção civil e obras de engenharia, inclusive subempreitada;
• vigilância, limpeza e conservação;
• serviços advocatícios;
• paisagismo e decoração de interiores.

Há um efeito colateral conhecido de quem contrata esses serviços: como a prestadora do Anexo IV não recolhe a previdência dentro do Simples, a retenção de 11% sobre a nota fiscal é feita pelo contratante.

O RAT vira RAT ajustado: de 1%–3% para 0,5%–6%

O grau de risco define uma alíquota de 1%, 2% ou 3%. Só que o art. 10 da Lei 10.666/2003 permite que ela seja reduzida pela metade ou dobrada conforme os índices de frequência, gravidade e custo dos acidentes de trabalho daquela empresa. O instrumento é o FAP, um multiplicador contínuo entre 0,5000 e 2,0000, aplicado com quatro casas decimais.

A alíquota resultante chama-se RAT ajustado, e é ela que a empresa efetivamente aplica sobre a folha. Uma empresa de grau de risco 3 com FAP no piso paga 1,5%; a mesma empresa com FAP no teto paga 6%. É uma diferença de quatro vezes e meia, decidida pelo próprio histórico de acidentes — e é o único item desta lista sobre o qual a empresa tem controle direto. O valor de cada CNPJ é consultado no portal do Ministério da Previdência.

Desoneração da folha em 2026: existe, mas está acabando

Dezessete setores — entre eles tecnologia da informação, construção civil, transporte rodoviário, têxtil, calçados e comunicação — podem substituir parte da contribuição sobre a folha por uma alíquota sobre a receita bruta, a CPRB.

A Lei 14.973/2024 estabeleceu um regime de transição para acabar com isso gradualmente:

• 2026: 60% da alíquota da CPRB e 50% da contribuição sobre a folha;
• 2027: 40% da CPRB e 75% da folha;
• 2028 em diante: folha integral em 20%, e a CPRB se encerra.

Vale saber que o assunto passou pelo STF. Na ADI 7.633, julgada em 30 de abril de 2026 sob relatoria do ministro Cristiano Zanin, a Corte declarou a inconstitucionalidade formal de dispositivos da Lei 14.784/2023 — a que havia prorrogado a desoneração até 2027 — porque faltou estimativa de impacto orçamentário e indicação de medidas compensatórias, como exigem o art. 113 do ADCT e o art. 14 da Lei de Responsabilidade Fiscal. O vício era de processo legislativo, não de conteúdo, e os efeitos foram modulados para preservar o que já havia sido praticado e o acordo posterior. Na prática, o cronograma que vale é o da Lei 14.973/2024, descrito acima.

O terço de férias entra na base — desde 2020

Durante anos o STJ entendeu que o terço constitucional de férias tinha natureza indenizatória e ficava fora da base da contribuição patronal. O STF decidiu o contrário no Tema 985 (RE 1.072.485): o terço é complemento da remuneração ordinária, pago em contrato vigente e com periodicidade anual previsível, e por isso a contribuição incide.

A decisão foi modulada para valer a partir de 15 de setembro de 2020. Como a orientação mudou de lado, ainda circula bastante material antigo dizendo o contrário — se você encontrar uma planilha de custos que exclui o terço da base, provavelmente ela é anterior a essa data.

O que a empresa não paga

Um item que costuma aparecer errado nas planilhas: sobre o salário-maternidade não incide a contribuição previdenciária a cargo do empregador. O STF fixou isso em 2020, no RE 576.967 (Tema 72), com o argumento de que, durante o afastamento, o valor é benefício previdenciário e não remuneração por trabalho. A contribuição da própria segurada é questão separada, ainda em julgamento — o assunto está detalhado no artigo sobre salário-maternidade.

O custo que não aparece em mês nenhum

A conta mensal, por completa que seja, deixa de fora o desligamento:

• Multa de 40% do FGTS na demissão sem justa causa, calculada sobre todo o saldo depositado ao longo do contrato — não sobre o último mês.
• Aviso prévio indenizado, quando a empresa dispensa o cumprimento, acrescido de três dias por ano trabalhado.
• Férias vencidas e proporcionais, com o terço, e o 13º proporcional — que estarão cobertos se as provisões foram feitas de verdade, e serão um susto se não foram.

Depois de dois anos de contrato, a multa de 40% costuma passar de um salário. É dinheiro que precisava estar guardado desde o primeiro mês, e a razão de as provisões existirem.

Calcule o seu caso

A calculadora de custo de funcionário CLT soma encargos e provisões a partir do salário e do grau de risco, no regime geral. Se a sua empresa está no Simples ou na desoneração, use as seções acima para ajustar: são justamente as parcelas que mudam. E se o que você quer é o outro lado da conta — o que sobra no bolso de quem recebe —, veja quanto desconta do salário.

As alíquotas de terceiros e o enquadramento no RAT dependem do CNAE da empresa, e o FAP é individual por CNPJ. Confirme os percentuais do seu caso com a contabilidade antes de fechar um orçamento de contratação.